Membres du conseil de gestion de Coaticook

Renseignements généraux sur les conseils de gestion

Pour l'année 2010-11, les membres du conseil de gestion du 5e groupe scout de la M.R.C. de Coaticook sont :

Président : Ghislain Lanciaux
Vice-président : Diane Hébert
Trésorière : Sonia Ménard
Secrétaire : Martine Normand
Chef de groupe : Christian Lafond
Directrices : Lisa Nadeau, David Leroux et Colette Roy

Les responsables de chaque unité (toutes les unités sont mixtes) :
Castors : Christian Lafond
Louveteaux : Benoît Michaud
Éclaireurs : Pauline Comptois et Yves Duquette
Pionniers : Sonia Audet

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Renseignements sur le conseil de gestion :
Durée du mandat
Fréquence des réunions
Mandat général
Rôle spécifique de chaque membre du conseil de gestion

Durée du mandat : 2 ans

L'échéance des mandats est répartie en deux groupes, afin d'assurer une continuité dan le conseil de gestion.

Fréquence des réunions : une fois par mois.

Le soir et l'heure sont décidés par consensus entre les membres chaque année. L'endroit est la Maison des aînés sur la rue Laurence. Cette année, c'est le troisième mercredi de chaque mois.

Mandat général du conseil de gestion : assurer la gestion du groupe scout.

Les activités du conseil de gestion sont reliées principalement aux activités de financement du groupe. Le conseil de gestion décide des moyens de financement qui seront utilisés chaque année, et s'assure du bon fonctionnement de ces activités.

Assister à l'occasion à des activités des unités, par exemple, aux promesses.

Le conseil de gestion s'occupe de la correspondance courante avec divers organismes.

Il peut aussi occasionnellement régler des conflits entre des personnes (adulte/adulte ou adulte/jeune).

Les tâches spécifiques à chacun sont distribuées lors des réunions de gestion, selon la disponibilité ou l'aptitude de chacun des membres.

Rôles spécifiques :

Président : prépare l'ordre du jour et préside au déroulement des réunions.

Vice-président : en cas d'absence du président, prépare l'ordre du jour et préside au déroulement des réunions.

Trésorier : reçoit les comptes et émet les chèques. Fait les dépôts. Tient les livres à jour et prépare un rapport mensuel des transactions bancaires pour chaque unité ainsi que pour la gestion.

Secrétaire : note le déroulement des réunions et prépare les procès verbaux. Assume aussi d'autres tâches de correspondance (par exemple le recensement des unités).

Responsable du groupe : fait connaître et respecter les règlements du groupe, du district , de la Fédération des scouts du Québec, ainsi que de l'Association des scouts du Canada. Informe et fait le suivi de la formation des animateurs(trices). S'assure de la qualité d'animation dans les différentes unités. Approuve et fait suivre au district les demandes de permis de camp, de sorties, etc...

Aumônier : donne la dimension spirituelle au groupe.

Autres membres : assument diverses tâches déléguées par le conseil de gestion.

Les animateurs-responsables de chaque unité sont aussi présents et ont droit de vote aux réunions du conseil de gestion.

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Exemple d'ordre du jour (modifier ce qui est en italique)

1- Mot de bienvenue du président et prière
2- Lecture et adoption de l'ordre du jour
3- Lecture et adoption du procès-verbal du date de la dernière réunion
4- Suivi des points ouverts du procès-verbal
5- Rapport de la trésorière
6- Rapport du responsable de groupe et/ou de la secrétaire
7- Points spécifiques à cette réunion
a)
b) etc.
8- Varia
a)
b) etc.
9- Date de la prochaine réunion
10 - Levée de l'assemblée

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Exemple de procès-verbal (modifier ce qui est en italique)

Procès-verbal de la réunion régulière tenue le date, heure, endroit.

Présences : Dès le début : énumérer les noms. XYZ est arrivé un peu plus tard.

1- Mot de bienvenue du président et prière
Prière ou pensée dite ce soir-là

2- Lecture et adoption de l'ordre du jour
Le président lit l'ordre du jour. Des points sont ajoutés dans le varia. Il est proposé par proposeur et appuyé par secondeur d'accepter l'ordre du jour tel que lu (ou modifié).

3- Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion.
Le président lit le procès-verbal de la réunion du date. Les modifications sont notées s'il y en a. Il est proposé par proposeur et appuyé par secondeur d'accepter le procès-verbal tel que lu (ou modifié).

4- Suivi des points ouverts du procès-verbal du date.
a) Noter ici le suivi

5- Rapport de la trésorière
La trésorière nous présente son rapport daté du date. Le solde en banque au date est de $montant . Le rapport complet est en annexe au présent procès-verbal. Il est proposé par proposeur et appuyé par secondeur d'accepter le rapport de la trésorière tel que présenté.

 6- Rapport du responsable de groupe et/ou de la secrétaire
a) Le responsable parle ici de différents points, par exemple, la formation.
b) La secrétaire parle de la correspondance reçue ou envoyée s'il y a lieu.

7- Points spécifiques à cette réunion .
a) Cela peut concerner une activité de financement, ou les préparatifs pour l'assemblée générale, etc.

8- Varia
a) Divers points proposés par les membres y sont discutés, par exemple :
 Les dates communes à toutes les unités sont :
      14-15 septembre : début des réunions
      23 septembre : vente des calendriers
      18 novembre : souper spaghetti
      14 décembre : fin des réunions
      11 janvier 2001 : début des réunions
      18 ou 25 janvier : glissade aux Gorges
      18 février : messe de B.P.
      13 avril : campagne du pain partagé
      17 mai : les aînés de chaque branche assistent à une réunion de la branche suivante
       7 juin : dernière réunion de l'année

9-La date de la prochaine réunion est le date.

10- La levée de l'assemblée est proposée par proposeur à heure.

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Activités de financement

À venir peut-être, s'il y a des personnes prêtes à partager leur expérience et leurs documents de planification : repas-spaghetti, ramassage de bouteilles consignées...
Réussir la vente des calendriers
Solliciter et recueillir les dons
Marcheton

Solliciter et recueillir les dons
Chaque année dans notre groupe, nous envoyons une lettre de sollicitation (pdf de 20 K) aux entreprises, aux municipalités, aux députés et aux caisses populaires de la région.

Dans le groupe de Daniel, dans toutes leurs activités de financement, il y a aussi en plus des tirelires identifiées au groupe scout , dans lesquelles les personnes peuvent simplement faire un don et se débarasser ainsi de leur monnaie! Ces tirelires rapportent chaque fois plusieurs dizaines de dollars!

Planification d'un marcheton

- Préparer les consignes à donner aux jeunes avant le départ :
      Rester en groupe, près de l'adulte accompagnateur.
      Rester sur le bord du chemin.
      Marcher, pas courir.
      Boire souvent de petites gorgées
      Avertir dès qu'on sent un frottement ou de la chaleur aux pieds pour mettre un band-aid pour éviter des ampoules.
      On ne rebrousse pas chemin. Si on a manqué une question du rallye (s'il y en a un), c'est tant pis!

- Préparer liste du matériel des marcheurs :
      Obligatoires :
            Gourde d'eau
            Crème solaire (s'il fait soleil)
            Chaussures de marche confortables
            Imperméable, bottes de pluie (s'il pleut)

      Optionnels :
            Lunettes de soleil
            Appareil photo
            Collation

Exemples de questions posées lors d'un rallye-canot au JamFoliEstrie :
(Les questions suivent le déroulement du chemin suivi; pas de retour en arrière)

1- Combien de fils électriques passent au-dessus de la rivière?
2- Sur l'île à ta droite, dis-moi combien d'arbres morts sont encore debout?
3- À ta droite sur le bord de la rivière, il y a un bâtiment. Quel est son nom?
4- Sur ta droite, un peu plus bas que le bâtiment, combien y a-t-il de tables de pique-nique?
5- Juste après l'île, tu verras  une grosse roche avec un arbre mort. Approche-toi et dis-moi quelle lettre est gravée sur l'arbre?
6- Sous le pont, il y a une pancarte qui indique la direction du parc Blanchard. Est-il en amont ou en aval d'où tu te trouves?
7- À ta droite, tu verras une maison brune avec une porte beige. Combien a-t-elle de fenêtres?
8- Quelle est la couleur de la maison avec une glissade blanche?
9- À ta droite, tu verras une grosse maison blanche. Combien y a-t-il de barreaux sur la partie de la galerie faisant face à la rivière?
10- En faisant face à la direction du courant, regarde vers la ville. Tu verras un bâtiment avec des drapeaux sur son toit. Combien en vois-tu?
11- Juste avant le tournant de la rivière, tu verras des roues. Combien y en a-t-il?
12- Entre l'amoncellement de roches et la grosse roche, tu verras un poteau électrique. Combien y a-t-il de bouchons de protection sur la barre du haut?
13- Si tu regardes à ta droite, tu verras une petite maison beige et bleue. Combien de marches bleues vois-tu?
14- Presque en face de la maison, tu verras un débarcadère pour différentes embarcations. Un peu plus loin, on peut voir des pancartes indiquant le nom des rues. Quels sont ces noms?
15- Tout de suite à ta droite, tu verras un quai avec du tapis vert. Combien de poteaux le tiennent?
16- À ta gauche plus bas, tu verras une maison avec un auvent jaune. Combien y a-t-il de trappes de ventilation sur le côté faisant face à la rivière?
17- Toujours à ta gauche, tu verras les annonces d'un commerce. Quelles sont-elles?
18- Tu verras une maison située entre deux maisons ayant un drapeau du Québec sur leur terrain. Combien y a-t-il de statues sur cette propriété?
19- Un peu plus bas, tu verras une cabane d'oiseau. Combien de places y a-t-il dans cette cabane?
20- À ta gauche, tu verras une cabane d'oiseau jaune clouée à une remise. Combien de fenêtres a la remise sur le côté faisant face à la rivière?
21- À ta gauche, tu verras  une maison avec le toit turquoise. Tu verras sur cette propriété des planches empilées. Combien y en a-t-il?
22- Regarde un peu plus bas, tu verras un drapeau du Québec. Un peu plus loin, tu verras un pédalo à vendre. Quel numéro faut-il appeler?
23- Maintenant ton effort est presque terminé. Regarde à ta droite et tu verras la plage Blanchard un peu plus loin. C'est là qu'on accoste!

Recrutement

Merci à Daniel pour ces idées :
Voici deux outils que nous utilisons à Lachenaie... le premier, on le remet à tous les loups... c'est un carton pour inviter un ami (pdf de 179 K), je les imprime sur des carte d'affaire blanche ( dispo chez bureau en gros).
Le deuxième,  nous avons mis des petits papiers (pdf de 178 K) avec nos sacs d'Halloween... ça aussi cela a généré des appels.
Finalement, nous avons mis de gros panneaux en carton plastifié avec l'inscription suivante..
Inscrivez-vous aux Scouts de Lachenaie, avec mon # de téléphone aux points stratégiques de la ville...
J'attribue directement une dizaine d'inscription à ces trois outils de recrutement.. Bonne chance!

Dans la section des bricolages, il y a des modèles de cartes d'invitation à une réunion que les jeunes peuvent bricoler.

Si vous avez la chance de pouvoir avoir la collaboration des écoles primaires, un dépliant (pdf de 1.4 Megs) distribué dans les classes de 2e à 6e année est aussi un très bon moyen de recrutement.

Merci à Michel pour cette idée d'affiche (pdf de 95 K) pour recruter de nouveaux animateurs

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